Käyttöönotto ei ala asennuksesta vaan keskustelusta. Käymme yhdessä läpi materiaalin matkan toimittajalta työpisteeseen ja päätämme, mitkä osat siitä CALS ohjaa. Sama keskustelu tuottaa järjestelmän asetukset, koulutuksen sisällön sekä onnistumisen mittarit.
Määrittely
Käyttökoulutus
Käyttöönotto
TukiKysymykset koskevat teidän toimintaanne, eivät meidän ohjelmistoamme. Määrittelyssä ei valita moduuleja eikä asetuksia. Puhumme siitä, kuka päättää mitä tarvitaan, kuka siirtää tavaraa ja mitä tapahtuu kun toimitus on väärä. Tekniset valinnat seuraavat vastauksista, eikä niitä ei tarvitse osata etukäteen.
Moni asia paljastuu vasta kysyttäessä: kenen muistin varassa materiaalitarve on, kuka oikeasti tilaa siirrot, mitä puutteelle tehdään tänään. Kokonaiskuva on usein hajallaan monessa päässä.
Toimitusajat ja tilausvarat asetetaan sen mukaan, mihin haluatte päästä. Nykytilassa vastaus on aina ”riippuu”, tavoitteessa on selkeä vastaus.
Toimittajat, varastointi ja logistiikka kootaan yhdeksi kuvaksi. Useimmiten se on laajempi kuin miltä arjessa tuntuu, ja juuri siinä tiedonkulussa syntyvät viiveet.
Määrittely etenee porttimallilla. Portti joko avautuu tai ei, käymme läpi vain tätä projektia koskevat kysymykset. Kokeile: valitse mikä kuvaa projektianne.
Käyttöönottoon menee viikosta kuukauteen, riippuen missä vaiheessa projektia määrittäminen aloitetaan.
Käymme läpi projektin, materiaalivirran ja toimijat. Kirjaamme, mikä on varmistettu ja mikä vielä auki, jotta kesken jäänyt kohta ei muutu huomaamatta oletukseksi. Lopputuloksena on kuvaus siitä, miten materiaali kulkee ja kuka mitäkin tekee. Määrittelyyn menee pääkäyttäjältä aikaa tunteja, ei päiviä.
Koulutuksen sisältö tulee määrittelystä: jokainen rooli oppii oman työnsä, ei koko järjestelmää. Jos CALS on teille jo tuttu, sitä ei opeteta uudelleen, vaan projektikohtaiset ominaisuudet riittävät.
Toimittajat, varastokumppani ja logistiikkatoimija perehdytetään omina ryhminään. Perehdytyksen voi hoitaa itse tai antaa meille.
Järjestelmä avataan määrittelyn mukaisilla asetuksilla: työtilat, sijainnit, vaiheet, roolit ja tavoitearvot ovat valmiina ennen ensimmäistä käyttöpäivää. Käyttäjät kutsutaan sähköpostilla, eikä käyttäjämäärä vaikuta hintaan; mukaan kannattaa ottaa kaikki, joita tieto hyödyttää.
Osa asetuksista on tarkoituksella säädettäviä. Toimitusaikojen ja tilausvarojen tavoitearvot tarkennetaan, kun näette miten työmaa oikeasti toimii.
Tukikanava avataan samana päivänä kuin järjestelmä. Ensimmäiset viikot ratkaisevat, jääkö uusi tapa käyttöön. Apu on saatava minuuteissa, ei seuraavana päivänä.
Päivittäisiin kysymyksiin vastataan tukikanavassa: miten tämä kirjataan, miksi tämä ei näy, kuka pääsee tähän käsiksi. Tuki on käytettävissä projektin alussa pääkäyttäjille.
Laajempiin tarpeisiin on saatavilla lisäkoulutusta: uusien toimijoiden perehdytys kesken projektin, prosessin muutokset ja käytön analysointi silloin, kun toimintaa halutaan kehittää kertyneen datan pohjalta.
Ensimmäinen keskustelu kestää tunnin ja kertoo jo paljon siitä, missä teidän materiaalivirtanne takkuaa.
